Politique sur la protection des renseignements personnels

Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.

Dans le cadre de nos interactions avec vous, que ce soit lors de notre prestation de services et autres services connexes ou lors de nos activités, nous devons recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Cela comprend notamment sans s’y limiter :

• Vos coordonnées comme un nom, une adresse, un courriel ou un numéro de téléphone;
• Des renseignements d’identification et d’autres données de vérification d’antécédents, comme une copie de permis de conduire;
• Des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de service et qui pourraient être compris comme des renseignements personnels;
• Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires ou des données de système de paiement;
• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication comme des commentaires, des réponses à des sondages;
• Des renseignements relatifs à l’utilisation de notre site web incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des outils similaires;
• Des renseignements relatifs au recrutement comme des CV, des renseignements sur vos antécédents professionnels ou académiques, ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel;
• Des renseignements historiques comme le nom de vos anciens employeurs, vos titres de postes, du contenu numérique comme des photos, des vidéos ou des fichiers audio;
• Tout autre renseignement personnel fourni.

ECOSYSTEM collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par la réglementation. Cela comprend notamment les fins suivantes :

• Établir et gérer les relations avec nos clients;
• Fournir des services professionnels ainsi que pour la conduite de nos affaires;
• Établir des relations commerciales avec nos clients notamment pour la gestion de la facturation, l’administration de comptes, la perception et le traitement des paiements, limiter le risque d’impayés, permettre le recouvrement de paiements dus;
• Gérer la santé et sécurité, y compris en cas d’urgence médicale;
• Satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques à l’égard de nos clients incluant notamment les vérifications diligentes à l’égard d’un client, l’obtention de renseignements nécessaires, détection des risques en matière de luttes contre la corruption, détection de conflits d’intérêts;
• Prévenir la fraude et/ou effectuer toute vérification d’antécédents requise par la loi ou la réglementation applicable;
• Permettre de faciliter l’utilisation de notre site web et assurer sa pertinence, suivre l’utilisation faite de notre site web, répondre aux questions soumises par l’entremise de notre site web;
• Permettre le développement des affaires et le marketing afin notamment d’informer les clients actuels et futurs sur nos nouveaux services, fournir de l’information sur les développements techniques récents ainsi que des invitations à des évènements sur accord préalable de la personne concernée;
• Effectuer du développement et de la recherche afin de s’assurer de maintenir une sécurité du plus haut standard, de comprendre les exigences de notre clientèle pour améliorer notre offre;
• Recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du ou de la candidate en lien avec les exigences du poste;
• Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable;
• Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

ECOSYSTEM fait parfois appel à des correspondants étrangers dans le cadre de sa prestation de services. Nous utilisons également des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada (y compris à l’extérieur de la province de Québec) pour accomplir certains mandats spécifiques dans le cours normal de nos affaires. Ainsi, il est possible que certains renseignements personnels vous concernant soient transférés dans des endroits autres que votre province, territoire, état ou pays de résidence.

Dans un tel cas, nous nous assurons que les renseignements personnels sont transférés vers des pays qui ont reçu une décision d’adéquation de la part de l’autorité compétente, ou que les renseignements personnels sont protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés.

Pour toute question additionnelle à ce sujet, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la vie privée dont les coordonnées figurent ici-bas.

ECOSYSTEM s’efforce de limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis. Soyez assurés que nous ne divulguerons ni n’utiliserons vos renseignements personnels à des fins autres, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne le prévoie.

De plus, comme vous pourrez le constater dans la section Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels nous limitons l’accès de vos renseignements personnels qu’aux personnes ayant la qualité et la nécessité d’y accéder, et ce, pour une fin spécifique.

Règle générale, ECOSYSTEM obtiendra directement les renseignements personnels nécessaires auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers ou de dossiers publics accessibles selon ce qui est permis par la loi ou si nous avons recueilli le consentement nécessaire.

ECOSYSTEM ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé de le faire en vertu de la réglementation applicable. À titre d’exemple, ECOSYSTEM pourrait devoir procéder sans votre consentement notamment pour les raisons suivantes :

• Lorsque, pour des raisons de sécurité ou d’ordre médical ou juridique, il nous est impossible d’obtenir votre consentement;
• Lorsque, pour des raisons de détection ou de prévention de la fraude ou pour l’application de la loi, le fait de demander le consentement de l’individu ferait échouer la démarche.

À noter que vous avez le droit de refuser de nous communiquer des renseignements personnels. Vous avez également le droit, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, de retirer votre consentement concernant l’utilisation des renseignements personnels déjà collectés en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Le refus de communiquer des renseignements ou le retrait de votre consentement pourraient nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

ECOSYSTEM pourrait également vous demander votre consentement à des fins secondaires, par exemple pour vous inviter à des événements ou à des formations, pour réaliser des études de marché ou pour alimenter ses bases de données. Tel que nous l’avons mentionné précédemment, nous vous demanderons votre consentement à cet égard. De plus, votre consentement à des fins secondaires peut être retiré en tout temps, et ce, sans affecter la prestation de nos services auprès de vous.

Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers. Toutefois, soyez assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement à moins que vous ayez vous-même renoncé à ce privilège, que nous ayons votre autorisation ou que nous soyons contraints par la réglementation applicable.

Dans le cadre de ses activités, ECOSYSTEM pourrait divulguer vos renseignements à de tierces parties ce qui inclut notamment :

• Des tiers en lien avec nos services professionnels;
• Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à notre site web (hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements nécessaires pour leur permettre de réaliser leurs services et ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements;
• Des autorités publiques gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services.

En aucun temps, ECOSYSTEM ne vendra ni n’échangera vos renseignements personnels moyennant paiement.

Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et afin de nous assurer d’être en conformité avec nos obligations légales et réglementaires.

De plus, comme mentionné dans une rubrique précédente, vos renseignements personnels peuvent être conservés au Canada ou à l’étranger. Évidemment, nous nous assurons de mettre en place les mesures de sécurité nécessaires ainsi que les ententes contractuelles pertinentes afin de protéger vos renseignements personnels.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons communiquer avec notre Responsable de la vie privée dont les coordonnées figurent dans la section « Nous contacter ».

ECOSYSTEM s’efforce d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter :

• Toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois;
• Toute perte accidentelle;
• Toute divulgation non autorisée;
• Toute modification non autorisée;
• Tout accès non autorisé; et
• Tout traitement illégal.

Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.

À noter, toutefois qu’aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique n’est totalement sécuritaire. Nous ne pouvons donc garantir la sécurité des renseignements personnels qui nous sont transmis ou que vous nous fournissez, cela étant fait à vos risques et périls.

Nous ne pouvons également pas garantir que ces renseignements personnels ne seront pas obtenus, consultés, divulgués, modifiés ou détruits à la suite d’une violation de nos mesures de protection et de sécurité.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à prendre contact avec nous en utilisant les coordonnées listées dans la section « Contact » de cette Politique.

Selon les lois applicables, vous pourriez avoir le droit d’obtenir l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification ou leur effacement, le droit de retirer votre consentement (le cas échéant), le droit d’être informé d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (le cas échéant), le droit de ne pas être discriminé, le droit de restreindre et de s’opposer à l’utilisation et au traitement de vos renseignements personnels par ECOSYSTEM, ou le droit à la portabilité des données, à savoir recevoir une copie de tous les renseignements personnels qu’ECOSYSTEM possède à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), veuillez nous soumettre votre demande en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels, comme indiqué dans la section « Nous contacter ». En fonction du droit exercé, nous vous informerons de la procédure à suivre, du délai de traitement (délai de réponse) et des informations nécessaires.

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels que nous détenons.

Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données. Elles fournissent également le cadre de la mise en œuvre des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ainsi qu’en matière de prévention et de réponse potentielle aux incidents de confidentialité.

La direction d’ECOSYSTEM a délégué la gestion du programme de gestion des renseignements personnels au Responsable de la protection des renseignements personnels. Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de la gestion interne et de la surveillance du programme de gestion des renseignements personnels d’ECOSYSTEM.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d’approuver et de mettre en œuvre les politiques et procédures de protection des renseignements personnels, de s’assurer de leur bon fonctionnement et de rendre compte à la direction d’ECOSYSTEM de l’efficacité du programme.

Il lui incombe également de vous fournir le soutien nécessaire en cas de question, de plainte ou de demande relative à la protection des renseignements personnels.

Pour toute question, préoccupation ou plainte concernant vos renseignements personnels ou la politique d’ECOSYSTEM en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec Nathalie Lachance, vice-présidente, talents et stratégie, à nlachance@ecosystem-energy.com.

Utilisation de fichiers témoins (« cookies »)

Le présent site ne place aucun fichier témoin (« cookie ») permanent dans les disques durs des ordinateurs des visiteurs, mais uniquement un fichier témoin temporaire requis pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site.

Informations échangées automatiquement

Lorsque vous accédez au site d’ECOSYSTEM, votre ordinateur et le serveur du site échangent automatiquement des informations. Cette communication est nécessaire pour que le serveur transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez. Les informations échangées sont les suivantes :

• Le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet ;
• Votre adresse IP, numéro unique assigné à votre ordinateur lorsqu’il est connecté au réseau Internet ;
• Le type de navigateur (Explorer, Firefox, etc.) et de système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.) utilisés ;
• La date et l’heure de la visite ;
• Les pages que vous consultez ;
• L’adresse du site référent, si vous accédez au site d’ECOSYSTEM à partir d’un autre site.

Ces informations sont conservées et exploitées par ECOSYSTEM à des fins techniques et statistiques. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs.

Renseignements transmis par courriel ou par formulaire

ECOSYSTEM s’engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentielle, par courriel ou par formulaire, nous n’utilisons que l’information requise pour permettre au personnel d’ECOSYSTEM de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits.

Liens vers d’autres sites

Le site d’ECOSYSTEM propose des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du site externe, s’il en existe une.

Vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels ou si vous avez besoin d’assistance pour exercer ou comprendre vos choix en matière de confidentialité.

Pour toute question, préoccupation ou plainte concernant vos renseignements personnels ou la politique d’ECOSYSTEM en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec Nathalie Lachance, vice-présidente, talents et stratégie, à nlachance@ecosystem-energy.com.

ECOSYSTEM s’engage à répondre rapidement à vos questions et préoccupations concernant la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels et nos politiques et procédures en la matière.

Si vous avez une plainte concernant l’exercice de vos droits en vertu de cette Politique, votre dossier sera traité par la Responsable de la protection des renseignements personnels d’ECOSYSTEM, qui vous informera des procédures à suivre. Chaque plainte fera l’objet d’une analyse. Si la plainte est justifiée, la situation spécifique sera corrigée et vous en serez informé.

ECOSYSTEM révise fréquemment cette Politique afin de la maintenir à jour selon la législation applicable et ses opérations. Si des modifications importantes sont apportées à la Politique, des avis de mise à jour (tels que des avis en ligne ou des courriels) peuvent être utilisés pour vous aviser de ces modifications. Dans le cas contraire, la publication de la Politique révisée sur le site sera considérée comme un avis suffisant et, en continuant à utiliser le site ou en nous soumettant des renseignements personnels, vous acceptez les modifications apportées à notre Politique.